Por: Andrés Lozano 

Con relación a las limitaciones implementadas por parte del gobierno nacional y los diferentes gobiernos locales, respecto el acceso físico o presencial a instalaciones y/o entidades públicas y por ende a innumerable información que estas tienen bajo su titularidad, custodia o en su defecto emiten, es necesario plantearnos alternativas de orden tecnológico que facilite el acceso virtual de ciudadanos a trámites e información pública, y que a su vez estas actuaciones sean válidas, admisibles y auténticas.

Así pues, podría presentarse una alternativa ante las actuaciones de entidades públicas que validan sus funciones y la emisión de documentos e información, mediante la metodología o procedimientos de firma digital, lo que implica un proceso de validación estricto que ordena obligatoriamente el respaldo de la firma con una certificación digital, lo que nos traslada un serio problema presupuestal para el funcionamiento del Estado, pues este proceso conlleva una inversión tanto con el certificador a quien debo pagar por las estampas, como el asociado al uso e implementación de herramientas informáticas para el funcionamiento del aplicativo o programa que servirá para certificar.

Es por eso que, lo pretendido con el presente artículo es sugerir que, no existe solo la posibilidad de validar documentos públicos u oficiales a través de una firma digital, salvo procedimiento especial, pues el Decreto 2364 de 2012, incorporó la validez de la firma electrónica, como un medio de identificación electrónico flexible y tecnológicamente neutro que se adecua a las necesidades de la sociedad.

Es decir que, basta agotar un proceso de validación a través de códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas; y ajustarse a lo previsto en el Artículo 3 del Decreto 2364 de 2012, para que se entienda firmada electrónicamente una actuación o función pública y por ende que sea confiable y legal; incluso si es un mensaje de datos (WhatsApp, correos electrónicos, imágenes, notas de voz, videos, archivos, entre otros, ) generados desde un dispositivo fijo o móvil (celular), ya que se entiende firmado electrónicamente por parte de quien lo genera, pues todo dispositivo está asociado a personas naturales y jurídicas, organizaciones públicas y privadas, dependencias determinadas y su utilización se realiza únicamente a través del usuario único y/o por quien este autorice, para ello se debe agotar el método de autenticación (contraseña) para lograr accionar el dispositivo y generar cualquier dato.

Lo que indica, que nos ahorraríamos miles de millones en recursos públicos, si las entidades estatales volcaran su mirada a este procedimiento y establecieran los métodos apropiados de autenticación ante instancias administrativas e incluso judiciales, promoviendo el uso de firmas electrónicas tal como lo señaló el documento Conpes 3620 del año 2009, pues solo basta el concurso y/o un acuerdo de voluntades entre los intervinientes (estado y asociados) señalando las condiciones técnicas y legales dicho proceso, lo cual permitirá generar comunicaciones e información, efectuar transacciones, crear documentos o cualquier otra actividad mediante el uso del intercambio electrónico de datos.

En virtud de lo expuesto, podemos concluir que, los métodos de firma electrónica son casi gratuitos y plenamente válidos, no solo en Colombia sino a nivel mundial y que no es necesario implementar de manera forzosa procesos de firma digital para acreditar o dar validez al funcionamiento y procedimientos de las entidades públicas, pues es claro que los documentos públicos y privados pueden ser suscritos de forma manuscrita, digital o electrónica.

Finalmente, reitero que para la implementación de la firma electrónica en los procesos de suscripción de documentos públicos, no existen excepciones por vía legal y/o actos excluidos de la posibilidad de admitir esta metodología, y que para el caso en particular la administración pública, puede incorporar a sus operaciones de validación o acreditación de funciones, comunicaciones o documentos a través del procedimiento de firmado electrónico, el cual goza de plena validez legal y son ampliamente admitidos por la comunidad técnico científica internacional.

*Columnista invitado. 
Abogado experto en Derecho de las Tecnologías. 

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